Assistenz des Abteilungsleitungsteams der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement, Vw/2418
Die Hochschule Esslingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz des Abteilungsleitungsteams für die Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement am Campus Esslingen.
Unsere Rahmenbedingungen:
Sie arbeiten als Assistenz für das dreiköpfige Leitungsteam der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement. In dieser Funktion arbeiten Sie der Abteilungsleitung direkt zu und übernehmen zusätzlich Aufgaben für die zwei Referatsleitungen des Referats Studierendenservice und des Referats Prüfungen. Hierbei koordinieren Sie sowohl die internen Abteilungstermine für die rund 20 Mitarbeiter:innen als auch hochschulinterne und –externe Termine und Angelegenheiten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen aller Art.
- Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TV‑L
- Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 100 %
- Die Stelle ist zunächst für den Zeitraun einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung befristet
Sie arbeiten als Assistenz für das dreiköpfige Leitungsteam der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement. In dieser Funktion arbeiten Sie der Abteilungsleitung direkt zu und übernehmen zusätzlich Aufgaben für die zwei Referatsleitungen des Referats Studierendenservice und des Referats Prüfungen. Hierbei koordinieren Sie sowohl die internen Abteilungstermine für die rund 20 Mitarbeiter:innen als auch hochschulinterne und –externe Termine und Angelegenheiten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen aller Art.
Dabei sind Sie insbesondere verantwortlich für die:
- Koordination der internen und externen Kommunikation
- Organisation sämtlicher Termine des Leitungsteams, der Abteilung und der beiden Referate
- Sitzungsvor- und –nachbereitung
- Erstellung von Präsentationen
- Anfertigung und Abstimmung von Protokollen
- Beantwortung zentraler Anfragen
- Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen
- Koordination von Arbeitsplatzwechseln und Möblierung innerhalb der Abteilung
- Koordination und Organisation aller Beschaffungen inkl. des Rechnungslaufs
- Vorbereitung und Abwicklung von Dienstreisen inkl. Genehmigungen und Abrechnungen
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Bearbeitung aller Themen im Sachgebiet Studiengebühren für internationale Studierende und im Sachgebiet Beurlaubungen
- Erstellung von Statistiken für interne und externe Stellen wie Ministerien, Hochschulrat und Rektorat
- Erstellung von Dokumentationen und Vorlagen
- Beschwerdemanagement
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Weiterbildung zum:r einschlägigen Fachwirt:in bzw. einschlägiger Hochschulabschluss zum:r B.A. in den Bereichen Public Management bzw. Betriebswirtschaft oder im Bereich der Rechtswissenschaften (LL.B., LL.M., Staatsexamen)
- Organisationstalent und sehr gutes Zeitmanagement
- Freundlichkeit und professionelles Auftreten
- Schnelle Auffassungsgabe
- einschlägige Erfahrungen im Büromanagement
- sehr gute MS Office-Kenntnisse
Wir bieten
- Eine wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima
- Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum Homeoffice
- 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
- Sabbatical-Angebot
- Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot; Sprachkurse
- Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z.B. Jobrad, Gesundheitskurse)
- Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem bezuschussten JobTicket BW
- Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule®
Die Bewerbungsfrist endet zum 05.05.2024.
Ihre Bewerbung können Sie über unser Online-Bewerbungsportal unter https://recruitingapp-5456.de.umantis.com/Jobs/1?lang=ger mit der Kennziffer Vw/2418 einreichen.
Weitere Informationen zur Stelle erteilt Ihnen gerne:
Frau Alexandra Hanel, alexandra.hanel@hs-esslingen.de
Ihre Bewerbung können Sie über unser Online-Bewerbungsportal unter https://recruitingapp-5456.de.umantis.com/Jobs/1?lang=ger mit der Kennziffer Vw/2418 einreichen.
Weitere Informationen zur Stelle erteilt Ihnen gerne:
Frau Alexandra Hanel, alexandra.hanel@hs-esslingen.de
Die Hochschule Esslingen strebt in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Personen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Die Teilung der Stelle ist bei entsprechender Bewerbungslage möglich. Die Hochschule Esslingen unterstützt ihre Beschäftigten mit zahlreichen Angeboten wie der Gesundheitsförderung, Personalentwicklung oder dem Jobticket. Um Familie und Beruf noch besser in Einklang zu bekommen, werden außerdem Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule® angeboten. Weitere Informationen erhalten Sie unter: https://www.hs-esslingen.de
Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten finden Sie hier:
https://www.hs-esslingen.de/datenschutz/
Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten finden Sie hier:
https://www.hs-esslingen.de/datenschutz/
Kontaktdaten
Personalmanagement
Daniela Dangel
Hochschule Esslingen
Kanalstraße 33
73728 Esslingen
Tel 0711 397-3025
daniela.dangel@hs-esslingen.de